Jak podepisovat dokumenty elektronicky?
Kdy a jak se lze vyhnout kontaktu s protistranou a zajistit podepsání dokumentu elektronicky? Je možné elektronický způsob podepisování považovat za relevantní z hlediska uznatelnosti takového uzavření smlouvy a jak se k tomu staví české právo a judikatura?
Již dříve mnoho osob pracovalo tzv. na dálku či z domova, přičemž v souvislosti s rozšířením koronaviru se počet takových osob dále značně rozšířil, a to mnohdy na celou firmu nebo její podstatnou část. Ačkoli na běžnou agendu takový způsob práce zpravidla vliv nemá, některé důležité činnosti mohou být omezeny – mezi ně patří například uzavírání smluv, pokud se u nich vyžaduje písemná forma.
Ač lze namítat, že smlouvu je možné doma podepsat a odeslat protistraně za účelem zajištění jejího podpisu, toto nemusí být ve všech případech možné či vhodné, ať už s ohledem na omezenou přepravní kapacitu doručovatelů a určité časové zdržení takového podepisování, nebo dokonce i s ohledem na hygienickou bezpečnost, kdy tato metoda bezpečně nevylučuje možný přenos virů. Elektronické podepisování smluv a dokumentů jistě nabízí alternativu, která tyto oba zmíněné aspekty vylučuje. Na druhou stranu se nabízí otázka – je možné považovat tuto metodu za relevantní z hlediska uznatelnosti takového uzavření smlouvy? Jak se k tomu staví české právo a judikatura?
Bezformálnost smluvních ujednání
Smlouvy lze bez větších omezení uzavírat elektronicky a považovat takové jednání za řádné v případě, kdy smluvní strany netrvají na dodržení požadavku písemné formy, resp. kdy není pro příslušný smluvní typ taková forma uložena zákonem. Pro většinu uzavíraných smluv totiž platí zásada bezformálnosti, kdy smluvní strany nejsou nijak omezeny ve způsobu volby formy pro uzavření. Elektronicky uzavíranou smlouvu bude proto nutné obecně považovat za platnou, přičemž obsah ujednání mezi stranami se bude řídit právě elektronickým ujednáním. U většiny elektronických jednání bude dokonce možné dovodit, že elektronicky uzavřená dohoda byla též elektronicky podepsána, byť pouze „prostým“ elektronickým podpisem. Značnou benevolenci při podepisování dokumentů elektronicky přineslo nařízení eIDAS, které rozlišuje několik úrovní elektronického podpisu, přičemž na prostý podpis nejsou kladeny v podstatě žádné požadavky. Dokonce lze za takový podpis považovat prosté uvedení jména na konci emailu. Nařízení eIDAS přitom výslovně uvádí, že ani prostému elektronickému podpisu nesmí být upírány právní účinky a nesmí být odmítán jako důkaz v soudním či správním řízení.
Smluvní strany samozřejmě nejsou při tomto způsobu uzavírání smluv omezeny ve způsobu, jakým zvýší svou důvěru v elektronickou dohodu. Z toho hlediska mohou posílit své postavení zejména ve dvou ohledech, a to je A) utvrzení se v obsahu a nezměnitelnosti dohody a B) ověření totožnosti jednající osoby. Obsah dohody bude možné utvrdit například uzavřením dohody v nezměnitelném elektronickém formátu (zejména *.pdf s vyšší formou ochrany proti změnám). Pokud jde o ověření totožnosti jednající osoby, je vhodné využít určitou vyšší formu ověřování (zejména vícestupňové ověřování totožnosti, ověřování pomocí separátně zaslaného hesla apod.). Jak v utvrzení se v obsahu tak i při ověřování totožnosti jednajících osob je možné za určitý poplatek (hrazený alespoň jednou stranou) využít některé z komerčně nabízených služeb (celosvětové známé například DocuSign či AdobeSign). Na druhou stranu lze využít i jiné způsoby, a to zejména běžně dostupné softwarové nástroje při vytváření a uzamykání dokumentů, využívání metody vyššího ověřování u některých e-mailových schránek, používání ověření pomocí telefonního čísla, využívání kontroly čtyř očí na obou stranách apod. Takovéto prvky mohou být pak i předmětem separátní dohody o způsobu elektronického podepisování.
Využívání takových metod podle našeho názoru může dokonce vést k tomu, že by byl splněn i požadavek na písemnou formu. Bohužel však současná judikatura takovému pohledu příliš nakloněna není, a proto doporučujeme k tomuto přistupovat spíše zdrženlivě (viz dále).
Požadavek písemné formy a elektronické podepisování?
Nařízení eIDAS se nijak nedotýká národní právní úpravy, která se týká požadavků na formu právních jednání. Jsou to proto české právní předpisy, které určují, kdy se považuje písemná forma za dodrženou a kdy je nutné ji dodržovat. Klíčová jsou v tomto ohledu ustanovení § 561 a § 562 občanského zákoníku, která určují základní předpoklady pro to, jak se má písemné jednání elektronicky podepisovat (§ 561 OZ) a kdy se považuje písemná forma za zachovanou i při právním jednání učiněném elektronicky (§ 562 OZ).
Vztah těchto dvou ustanovení je s ohledem na historický vývoj poněkud komplikovaný a ani české soudy tato ustanovení nevykládají zcela konzistentně (zejména je patrný benevolentnější přístup některých nižších soudů na rozdíl od stále dost konzervativního přístupu Nejvyšší soudu ČR). Byť se s tímto názorem zcela neztotožňujeme, podle převažujícího názoru v judikatuře je nutné pro zachování písemné formy splnit požadavky obou těchto ustanovení, tj. je nutné splnit požadavky ustanovení § 561 OZ (elektronicky právní jednání podepsat) i naplnit ustanovení § 562 OZ (dostatečně zachytit obsah právního jednání a určit jednající osobu). To by však nemělo v dnešní době představovat větší problém.
Pro dostatečné zachycení obsahu právního jednání a určení jednající osoby budou obvykle dostatečné některé z výše uvedených metod vyššího (vícestupňového) ověření totožnosti osoby a zajištění nezměnitelnosti obsahu dokumentu. Pro elektronické podepsání pak bude dostatečné v souladu se zákonem o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce (297/2016 Sb.) a nařízení eIDAS využít jakýkoliv typ elektronického podpisu (včetně podpisu prostého, či „jiného elektronického podpisu“ ve smyslu zmíněného zákona). Takto elektronicky uzavřené a podepsané právní jednání bude podle našeho názoru splňovat požadavky na písemnou formu.
Judikatura Nejvyššího soudu ČR dosud zastávala opačný názor a za elektronický podpis považovala pouze uznávaný elektronický podpis, resp. zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu. Doposud však nebyl v judikatuře Nejvyššího soudu ČR posuzován stav za účinnosti nařízení eIDAS a zmíněného zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, přičemž věříme, že dřívější názory soudu je dnes již nutné považovat za překonané a že je možné se na tyto pokročilé formy uzavírání smluv (byť ne kvalifikované) spoléhat. Ostatně je nezpochybnitelné, že nabízejí často mnohem vyšší právní jistotu než na několika volně svázaných papírech uzavřená smlouva.